実運送体制管理簿の雛形｜エクセルで作るときの列と書き方

実運送体制管理簿の雛形を探している運送会社は多いものの、国のQ&Aは、実運送体制管理簿に決まった様式はなく、各事業者において作成しやすい形で作成して問題ない、としています。必要事項が記載されていれば、既存の配車表等も活用できます。ここでは、国の資料にある作成イメージをもとに、表計算ソフトで雛形を作るときの考え方をまとめます。

作成イメージにある列

国のリーフレットには、荷主ごとに分けた管理簿のイメージが載っています。列は次のとおりで、このうち赤枠で示された3つが必須の記載事項です。

イメージでは、同じ運送区間・同じ貨物でも、1次請け・2次請け・3次請けと実運送の会社が分かれていく例が、1行ずつ書かれています。

どこまで細かく書くか

Q&Aの問4-10は、どの運送について記録されたものであるかが、真荷主及び元請ともに分かる状態であれば、記載の粒度は問わないとしています。運送区間を「東京～大阪」のように都道府県単位で書くことや、貨物の内容を「雑貨」や「食料品」のような粒度で書くことも可能です。ただし、真荷主は元請に対して閲覧・謄写の請求ができるため、真荷主が把握できる粒度であることが望ましいとされています。

雛形に足しておくと便利な列

法令で求められる事項ではありませんが、表計算ソフトで続けて使うために、次の列を足しておくと後から探しやすくなります。

• 真荷主の名称（荷主ごとにシートを分けない場合）
• 運送が完了した日（保存期間の1年間を数える起点）
• 委託先（自社が直接委託した1次請けの会社）
• 実運送の会社からの通知を受けた日と方法

運送の完了日を列にしておくと、完了日から1年間を過ぎた行を見分けられます。

毎日の記入の手順

1. 傭車を手配するときに、真荷主からの依頼が1.5トン以上かどうかを確かめ、対象の運送に印を付ける。
2. 委託先に、元請の連絡先、真荷主の商号又は名称、委託先の請負階層を知らせ、管理簿の作成対象である旨を伝える。
3. 実運送の会社から、商号又は名称、貨物の内容及び区間、請負階層の通知を受けたら、その行に書き込む。
4. 運送が完了したら完了日を入れ、記入漏れがないかを確かめる。

Q&Aは、作成期限の具体的な定めはないものの、運送完了後遅滞なく作成することが望ましいとしています。

固定化した取引の書き方

系列化等により取引構造が固定化されていて、真荷主から運送を引き受ける時点で実運送の会社とその請負階層が明らかな場合は、運送ごとに記録する必要はないとされています。この場合は、その真荷主の最初の運送を1行記録し、委託関係や実運送の会社が1者でも異なる運送を行ったときに、その運送を書き足します。雛形の中に「固定の取引」の印を付ける列を設け、最初の記録の日を残しておくと、記録が要る運送と要らない運送を見分けやすくなります。

紙と電子のどちらで残すか

管理簿は、電磁的記録による作成・保存も可能で、Q&Aは検索や管理の容易性からも電磁的記録により作成・保存を行うことは有用だとしています。表計算ソフトで作る場合は、ファイルの置き場所を営業所の中で決め、月ごとや荷主ごとにファイルを分けて、消したり上書きしたりしない運用にしておくと安心です。雛形が自社の取引に合っているかは、国のQ&Aの最新版で確かめてください。